⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Расходы на гсм для легковых автомобилей в налоговом учете обязательно ли оформлять путевые листы для директора». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
- Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.
Как производится списание ГСМ без путевых листов
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2022 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В каких случаях путевой лист не нужен
Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).
Напомним, что до вступления в силу Закона № 402-ФЗ компании обязаны были использовать унифицированные формы первичных документов, содержащиеся в соответствующих альбомах. В них содержалась и форма путевого листа. Но сейчас, как видите, законодательство о бухгалтерском учете не содержит такого жесткого требования.
Расходы на ГСМ и путевые листы: есть ли прямая зависимость
Компания осуществляла эксплуатацию легковых и грузовых автомобилей для перевозки сотрудников и грузов. В связи с тем что в этом случае сотрудники компании являются участниками дорожного движения, то, по мнению суда, организация обязана соблюдать порядок заполнения путевых листов, в том числе включать в них обязательные реквизиты. Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанности по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом. Таким образом, Верховный суд распространил требования по составлению путевого листа, предусмотренные Приказом № 152, на всех юридических лиц, включая тех, которые не занимаются предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов.
Требования к первичке
В нем арбитры отметили следующее. Организация не осуществляла перевозку пассажиров на основании договора перевозки пассажиров или договора фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров. В связи с этим довод налогового органа о том, что с изданием Приказа № 152 для компании стало обязательно использование путевого листа, является ошибочным. Отметим, что аналогичные выводы содержатся в постановлении все того же Московского округа от 19.12.2022 № КА-А40/11889-08.
После принятия решения о применении в транспортных средствах систем электронного контроля (то при списании ГСМ без путевых листов) нужно будет издать соответствующий приказ, закрепив в нем новый способ учета ГСМ с помощью системы слежения ГЛОНАСС.
Для списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете израсходованное количество горюче-смазочных материалов должно быть подтверждено документально. Основным документом, подтверждающим расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2022 N 402-ФЗ , п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 16.06.2022 N 03-03-06/1/354 ). Возможно ли списание ГСМ без путевого листа, расскажем в нашей консультации.
Списание ГСМ по путевым листам
Расходы на ГСМ также можно подтвердить и без оформления путевых листов. Обосновать затраты на ГСМ можно будет на основании документов, позволяющих достоверно определить пройденный транспортным средством путь. Например, актом, заполненным на основании данных приборов учета и контроля за перемещением автотранспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем (Письмо Минфина России от 16.06.2022 N 03-03-06/1/354 ). Ведь система навигации может достоверно определить пройденный автомобилем путь.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Расходы на ГСМ: учет и автоматизация
Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами.
Бухгалтерский учет ГСМ
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.
Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину , можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.
В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.
Общее правило
Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.
Внимание! Согласно Письму Минфина РФ от 09.03.2022 г. № 03-04-05/13125 при оплате ГСМ на автомобиль, которым директор пользуется в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме. С него необходимо исчислять и удерживать НДФЛ.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2022 г. № ШС-37-3/15988@).
Образец путевого листа на директора
Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2022 г. № 152.
Теперь вернемся к вопросу о директоре с путевым листом. Если вы скажете, что водителем является директор и это вас как то смущает, то я вам скажу, что нет такого закона где было бы написано, что если директор выполняет работу по профессии водителя, то есть работу по управлению служебным автомобилем, то он может не выполнять требований законодательства (даже если он арендован у него же).
А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист. Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.
рубрика КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ
Другого понимания, как например служебный автомобиль для личных целей, не предусмотрено. Это просто исключено. Поэтому любое транспортное средство приобретенное или взятое в аренду, будет рассматриваться налоговым органом (любым другим надзорным органом) как объект с помощью которого извлекают прибыль или оно необходимо для работы организации в целом (для служебных дел).
Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.
Для того, чтобы получить возможность включения горюче-смазочные материалов в состав расходов по налоговому учёту, необходимы первичные документы, подтверждающие факт использования их предприятием по прямому назначению. Одним из видов учёта расходов ГСМ является их списание по путевым листам.
Cписание по факту
Итак, расход можно определять и по нормативному количеству, и по фактическим затратам. Следует помнить, что пунктом 6 вышеуказанного распоряжения установлено, что субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать, утверждать локальными актами и корректировать нормы расхода.
Добрый день, в ООО имеется легковой авто в лизинге, используется для представительских нужд, какие документы требуются для передвижения, если за рулем Генеральный директор? СОР, страховка — это понятно, а вот путевой лист, доверенности, приказы и т.п. с этим не ясно .
Добрый день. Грузовая Газель оформлена на физическое лицо. Я водитель (физ. лицо) вписанный в страховку. Переодически перевозим различные грузы принадлежащие владельцу (от склада до магазина). На балансе в организации автомобиль не состоит. В общих чертах: не осуществляются перевозки грузов третьих лиц, перевозим соответственно не на комерческой основе. Необходим ли путевой лист. На посту ДПС при его отсутствии начали говорить, что грозят большие штрафы владельцу как организации, но автомобиль-то принадлежит физ лицу, и мне за его отсутствие(путевого листа). Я так понимаю что по идее штраф всего лишь 500 руб, за отсутствие путевого листа, или действительно возможны большие штрафы.
Как заполнить путевой лист?
Здравствуйте, нужно ли оформлять путевой лист при необходимости движения с выполнением работ автомобилем не территории предприятия без выезда за КПП (на линию)? Если да, то при этом нужно ли заполнение журнала выпуска на линию и журнала тех.контроля? Ведь при оформлении путевого листа в разрешении на выезд расписывается механик, ставит свою отметку контролер по выпуску на линию, а эти отметки предполагают фиксацию записей в журналах.