Перечень Документов По Кадровому Делопроизводству 2022

С 2022 года – новый порядок расчета больничных, «декретных» и иных пособий, который мало чем отличается от привычного: в расчетный период все так же входят два календарных года, предшествующие году, в котором наступила болезнь или открыт больничный по беременности и родам; средний дневной заработок для пособий по временной нетрудоспособности определяется путем деления заработка, начисленного за расчетный период, на 730.

Подписанный электронной подписью врача больничный лист размещается в ГИС ЕИИС «Соцстрах». Застрахованное лицо может получить выписку с номером электронного бюллетеня, однако работодателю никаких документов на бумажном носителе, будь то распечатка электронного листка нетрудоспособности, талон из медорганизации и пр., от работника получать не требуется. Более того, со следующего года работник вообще может не уведомлять работодателя о том, что ему открыт больничный – информация из поликлиники поступит в ФСС России, и тот сам сообщит работодателю. Конечно, для этого между учреждением и ФСС России должен быть налажен электронный документооборот. И если в 2022 году участие работодателя в информационном обмене было добровольным, то со следующего года подключиться к системе электронного документооборота Фонда нужно обязательно.

Изменены документы и сведения, подтверждающие страховой стаж, уплату платежей на социальное страхование. Кроме того, установлено, что периоды работы за границей до получения гражданства России могут включаться в стаж при наличии соответствующего межгосударственного соглашения.

Уточнены положения об учете среднего заработка в случаях, когда гражданин на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах. Закреплено, что пособие по временной нетрудоспособности не может быть ниже МРОТ. Предусмотрено применение районных коэффициентов к зарплате и среднему заработку для исчисления пособий.

Порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством будет беззаявительным. Закреплен механизм назначения и выплаты пособий без заявления застрахованного лица – с использованием электронного документооборота между страхователем, медорганизациями, уполномоченными органами. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из Единого госреестра ЗАГС.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.

1. Трудовые договоры с сотрудниками
2. Личные карточки работников
3. Трудовые книжки
4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
5. Штатное расписание
6. Должностные инструкции
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. График отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласия на обработку персональных данных
11. Положение об оплате труда
12. Табель учета рабочего времени
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
14. Приказы

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Кадровый электронный документооборот в 2022 году: инструкция по применению

На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.

• трудовой договор и изменения к нему;
• договор о материальной ответственности и изменения к нему;
• ученический договор и изменения к нему;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
• уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.

• с 22 ноября 2022 года организации по желанию могут перейти на КЭДО;
• с 1 сентября 2022 года можно будет использовать платформу «Работа в России»;
• с 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов ( ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2022 № 377-ФЗ );
• до 31 декабря 2023 года государство планирует решить все переходные моменты и полностью реализовать систему ЭКДО на платформе «Работа в России» ( распоряжение Правительства от 06.11.2022 № 3144-р ).

Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:

Основные документы кадрового делопроизводства в 2022 году

Кадровые документы представляют собой огромный перечень бумаг, который должен иметь каждый работодатель, будь то предприниматель, штат персонала у которого не велик, или огромная компания, где делопроизводством заняты целые отделы. Часть таких документов имеет отношение к общим организационным вопросам по работникам, другие – к расчетам по заработной плате и иным выплатам, третьи касаются защиты персональных данных. Проверку такой документации вправе проводить различные госструктуры, осуществляющие контроль над тем или иным вопросом, в частности: ИФНС и другие фонды, Роскомнадзор, ГИТ. Соответственно, данные документы должны быть систематизированы. В итоге у руководителя любой организации встает вопрос о том, какие папки должны быть у кадровика в соответствии с номенклатурой дел, чтобы подобные проверки прошли успешно?

Если же в компании только началась работа по кадровым работникам, которые несут ответственность за документооборот, то следует сначала сформировать дела по папкам без номенклатуры с учетом на ее создание в будущем. К окончанию первого года деятельности организации каждое структурное подразделение устанавливает собственную практику по учету и хранению бумаг. Именно эти принципы документооборота следует взять за основу, когда вы приступите к разработке номенклатуры.

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.

Всю кадровую документацию следует отсортировать по группам. Это – трудовые соглашения, приказы и распоряжения, должностные инструкции и так далее. Такие группы носят название – первичный комплекс, или если говорить простым языком – дела. Для того чтобы документы были правильно сформированы по соответствующим папкам, необходимо установить четкий порядок – какой документ должен относиться к той или иной группе. Именно для этой цели разрабатывается и утверждается номенклатура дел, согласно которой определяется перечень и состав дел, сроки хранения и тому подобные критерии.

В отделе кадров находятся все текущие документы, в то время как старые бумаги должны оставаться на хранение в организации до того как истечет «срок годности». Если компания закроется, то все бумаги должны быть перенаправлены в архив. Но в любом случае, бумаги должны быть сгруппированы и организованы таким образом, чтобы любой требующийся документ можно было бы найти быстро и без каких-либо трудностей.

Для назначения пособия работнику теперь не нужно подавать специальное заявление, будет действовать беззаявительный порядок. Например, пособие по нетрудоспособности, по беременности и родам будет назначаться на основании электронного листка нетрудоспособности; единовременное пособие при рождении ребенка будет назначать и выплачивать ФСС на основании данных ЗАГСа и т.д.

Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2022.

В 2022 году (изменения действуют уже с 22.11.2022) при поступлении нового сотрудника работодатель не обязан оформлять приказ о приеме на работу и подписывать его у работника. Достаточно заключить трудовой договор. Однако при желании можно продолжать оформлять такие приказы, как и прежде.

Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.

Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2022-2022 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ).

Номенклатура дел отдела кадров на 2022-2022 годы — образец

• приказ Минкультуры России от 31.03.2022 № 526 (устанавливающий правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов);
• приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 (устанавливающий перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения).

• окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 26, при необходимости откорректировать их;
• согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
• дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Сроки хранения определенных типов документов могут регламентироваться специальными нормативами. Как в случае, например, с бухгалтерской документацией. Подробности узнайте прямо сейчас из экспертного материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Можно прямо сейчас оформить бесплатный пробный доступ к нему.

• в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
• порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
• срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
• дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2022 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2022 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»). За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос. Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

• Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

• Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
• Методички, книги по делопроизводству.
• Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2022 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• правильности подтверждения основного вида деятельности;
• полноты и достоверности предоставляемых страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий, для принятия решения о финансовом обеспечении предупредительных мер.

С 1 марта 2022 года если по результатам спецоценки условия труда работы будут признаны опасными, работы приостановят. До снижения класса условий труда по разработанному плану мероприятий. План согласовывают с первичным профсоюзом при его наличии и копию направляют в ГИТ. Сотрудникам, занятым на таких работах, на весь период приостановки необходимо предоставить другую работу либо сохранить на время простоя должности и зарплату. Исключение – работы по устранению последствий ЧС.

Максимальные пособия по уходу за больным ребенком, за малышом в возрасте до 1,5 лет, по беременности и родам с 01.01.2022 увеличатся. С 01.02.2022 проиндексируют социальные выплаты при рождении/усыновлении, а также в пользу детей военнослужащих по призыву. А рост прожиточного минимума поспособствует увеличению детских выплат малоимущим.

В 2022 году продолжает действовать запрет на плановые проверки малого бизнеса. Мера не распространяется на объекты, представляющие опасность для жизни людей, компании, деятельность которых попадает под обязательное лицензирование, и предприятия, где применяется атомная энергия (Постановление Правительства № 1520 от 08.09.2022).

Для читателей нашего сайта мы вели специальную рубрику «Изменения с 2022 года», в которой публиковали подробные статьи про поправки. В данном обзоре мы коротко обобщили все самое важное. Вся информация для вашего удобства сгруппирована по темам. Кликните по интересующей вас тематике — и вы сможете ознакомиться в поправками в соответствующем разделе таблицы.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

• если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
• если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
• заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

• пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
• пункт 8.2 – противодействие коррупции;
• пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
• пункт 8.4 – награждение.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

• оформить ЭЦП руководству и работникам;
• выбрать систему КЭДО: если работодатель раньше не участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа в России» можно будет только с 1 сентября 2022 года. До этого момента для ведения КЭДО можно использовать свою информационную систему.

Закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен можно вести со всеми работниками, включая «дистанционщиков»: для этого достаточно заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).

«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.

Вне зависимости от выбранной системы ведения КЭДО, обязанности по хранению документов лежат на работодателе (ч. 14 ст. 22.3 ТК), при этом сроки хранения ничем не отличаются от тех, что установлены для бумажной документации (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2022 № 236). К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях или документы, связанные с обработкой персональных данных, хранятся минимум 3 года.

Закон 2022 об электронном кадровом документообороте: основные положения и как перейти

• сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
• порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
• порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Известно, что в рамках развития платформы «Работа в России» Роструд обеспечит разработку и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства.

Не исключено, что в будущем работодатели, использующие для ЭКДО платформу «Работа в России» или доработавшие свои инфосистемы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов трудовых отношений, могут рассчитывать на снижение категории риска и периодичности проведения проверок. Вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска.

• обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
• при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
• проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
• формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция, Тема №690618

Личные дела работников, если для данного работодателя нормативно установлено требование об обязательном ведении личных дел [ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ (в последней редакции) «О муниципальной службе в Российской Федерации»; ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ (в последней редакции) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (в последней редакции) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»; ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 (в последней редакции) «О прокуратуре Российской Федерации»; ст. 23 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ (в последней редакции) «О Следственном комитете Российской Федерации»; ст. 39 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ (в последней редакции) «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и пр.] или такое требование установлено локальным нормативным актом работодателя,

Договоры о полной материальной (индивидуальной и коллективной (бригадной)) ответственности нужны, если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке. Типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).

К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их «заводят», когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.

Нужно проверить наличие приказа (иного документа), которым определяется перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников (как правило, это начальники структурных подразделений, работники кадровой службы и бухгалтерии), и обязательств о неразглашении персональных данных.

Постановление Правительства РФ от 21.01.2022 N 29 «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации»;