⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Чеки подотчет 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Кассовый чек, выданный подотчетному лицу, является первичным документом, на основании которого организация может учесть расходы, даже если не указаны реквизиты, предусмотренные п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ.
Чеки подотчет 2022
Обоснование позиции:
По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ, далее — Закон N 54-ФЗ).
С 01.07.2022 состав реквизитов кассового чека или БСО, формируемого в случае осуществления расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег либо с предъявлением электронных средств платежа, дополнен новыми реквизитами (п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ), в частности:
— наименование покупателя (клиента) (наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП);
— ИНН покупателя (клиента).
Согласно разъяснениям Минфина России именно указание данных реквизитов в кассовом чеке позволит оформить расчет одним чеком с идентификацией обеих сторон в качестве организаций (письма Минфина России от 24.10.2022 N 03-01-15/76387, от 19.10.2022 N 03-01-15/75371, от 01.10.2022 N 03-01-15/70143, от 11.09.2022 N 03-01-15/65032 и N 03-01-15/65050 и пр.).
При этом, если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (например, что могло быть достигнуто предъявлением подотчетным лицом доверенности), то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.
Вместе с тем, если подотчетное лицо представило в оправдание понесенных расходов кассовый чек без указания реквизитов, предусмотренных п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, необходимо исходить из следующего.
Из положений п. 1 ст. 252 НК РФ в системной взаимосвязи с нормами ст. 313 НК РФ, а также ст. 9 Федерального закона от 06.12.2022 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что документами, подтверждающими произведенные на территории РФ расходы, являются, в частности, первичные учетные документы, которыми оформляются все факты хозяйственной жизни. При этом нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 29.08.2022 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2022 N 03-07-08/52318). Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2022 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2022 N 03-03-07/19097) и присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2022 N 03-03-07/20466).
Кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (письма Минфина России от 30.04.2022 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2022 N 03-03-06/1/10344).
По нашему мнению, основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом ТМЦ (оказанным ему услугам) будет являться утвержденный руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему имеющимися у подотчетного лица документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат (например, кассовый чек).
Представители ФНС России в ответ на вопрос налогоплательщика о возможности учесть расходы, если кассовый чек (БСО) подотчетному лицу организации (ИП) был выдан как физическому лицу, т.е. без указания реквизитов, предусмотренных п. 6.1 ст. 4.7 Законом N 54-ФЗ, разъяснили: «Да, можно. Кассовый чек, выданный физическому лицу, в том числе подотчетному, является первичным документом, на основании которого организация (ИП) может учесть расходы» (материал опубликован 19.07.2022 в разделе «Часто задаваемые вопросы» на официальном сайте ФНС России, размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом ФНС России от 09.04.2022 N 12-3-06/0008).
С 01.07.2022 появились новые реквизиты в кассовом чеке. При покупке товаров подотчетными лицами продавцы не соблюдают обязательные новые реквизиты.
Как следует поступить в данном случае?
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: Сотрудник организации находится в командировке (служебной поездке), рассчитывается наличными за проживание и приобретает товарно-материальные ценности. В чеке ККМ за проживание и ТМЦ должны быть указаны ИНН и наименование организации? На основании какого документа подотчетного лица происходит идентификация организации как клиента (в настоящее время оформляется приказ о командировке)? Может ли кассовый чек, в котором отсутствуют наименование и ИНН предприятия-покупателя, служить документальным подтверждением признаваемых расходов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2022 г.)
— Памятка «Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг».
Лекторы полагают, что речь в данном письме идет о дополнительных реквизитах, которые вводятся с июля для расчетов между компаниями и ИП. Получается, что если подотчетное лицо не представит доверенность с реквизитами организации (или ИП), продавец пробьет ему чек без дополнительных реквизитов. А с помощью такого чека нельзя обосновать расходы и отразить их в налоговом учете. Следовательно, с июля 2022 года доверенность становится обязательным атрибутом при походе подотчетника в магазин, ведь без нее нельзя списать стоимость покупки на расходы.
Если же сотрудник приходит в магазин как «обычное» физическое лицо, то это розничная покупка. Продавец выбивает чек без дополнительных реквизитов, а работник приносит его в бухгалтерию. При наличии ряда документов, о которых мы расскажем ниже, эту покупку можно включить в расходы. А вот вычесть входной НДС нельзя (см. «При покупке товаров в розничной торговой сети организация не может заявить «входной» НДС к вычету или учесть этот налог в составе расходов»). Такое положение дел существовало ранее, сохранится оно и в июле.
Первая точка зрения: для списания расходов нужен чек, оформленный на организацию или ИП
Однако обосновать издержки можно при помощи других документов, в частности, распоряжения директора о выдаче денег на определенные нужды и авансового отчета работника. И если к этому комплекту приложить чек ККТ, оформленный на сотрудника, то бухгалтерия вправе списать расходы, несмотря на отсутствие в чеке ИНН покупателя и других новых реквизитов.
Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:
Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля
Заранее разъясните сотруднику, чтобы он попросил от продавца отдать бумажный чек или выслать электронный вариант на e-mail. Если «поезд ушел», учитывайте расходы на основании слипа и товарного чека, однако будьте готовы доказать затраты инспектору ФНС.
Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?
Не спешите покупать мобильную кассу для подтверждения выдачи подотчетных средств. Налоговые инспекторы апеллируют к письму УФНС по г. Москве № 17-26/2/125945@ от 14 июня 2022 года. Оно говорит, что подотчетник должен выбить чек с признаком «расход» в момент оплаты наличными.
Это может быть и QR-код. Обратите внимание, что онлайн чек — это такой же фискальный документ, что и бумажный. Работнику необходимо распечатать платежный документ и предоставить в бухгалтерию, вместе с авансовым отчетом.
Кссовый чек для подотчета в 2022 году
Пояснения по этому вопросу дает : если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно. Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами?
Как изменятся документы на подотчет с 1 июля 2022 года
Получается, что новые БСО аналогичны чекам ККТ, информация по которым сразу идет в налоговый орган. Приведем простой пример – сотрудник компании оплачивает мойку автомобиля или ремонт служебного автомобиля и тратит при этом деньги предприятия. Ему должны дать на руки чек ККТ.
- сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
- сведения о сумме текущего аванса;
- общую сумму полученных и израсходованных денег;
- сумму остатка либо перерасхода;
- информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2022–2022 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Как оформить авансовый отчет
Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
Форма АО-1
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
Как подтверждать расходы
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Еще один вопрос возникает, как продавец должен оформить чеки, если покупатель не предъявил доверенность, но оплатил товары в счет поставки юрлицу. В этом случае продавец оформляет чеки по общим правилам, как если бы продал товар физлицу. Но продавцы могут потребовать, чтобы подотчетник написал заявление о том, что оплатил товар в пользу третьего лица. Сейчас некоторые компании рассылают информационные письма своим контрагентам, где сообщают о таком порядке работы.
И не забываем, что по мнению Минфина на сегодняшний день, верно оформленный кассовый документ может служить подтверждением только оплаты. Для принятия к учету, например, оплаченных материалов, необходима товарная накладная или УПД.
2. Чек без расшифровки товаров
Предпринимателям на упрощенке или патенте дали право до 1 февраля 2022 года выдавать чеки только с общей суммой без названий товаров (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 № 290-ФЗ). Поэтому если подотчетник покупал товар у таких продавцов, то он может получить чек без расшифровки.
Если же на руки сотруднику выдают обычный бумажный БСО, он вправе (и должен) получить пояснения, по какой причине продавец не использует онлайн-кассу. Лучше всего, если эта причина будет прописана в письме, где продавец пропишет норму законодательства, согласно которой имеет возможность не использовать онлайн-ККТ.
Подотчет с 1 июля 2022
Министерство транспорта разрешает пользоваться виртуальными посадочными талонами, чтобы избежать лишних действий для их оформления. Но подотчетным сотрудникам все же потребуется либо распечатать пришедший на e-mail талон и попросить проставить на нем соответствующий штамп в аэропорту, либо распечатать посадочный талон непосредственно на аэровокзале на специальном устройстве. Только в таком виде его можно прилагать к авансовому отчету.
Бланки строгой отчетности
Еще одно новое правило подотчета с 1 июля 2022 года – возможность использования в качестве подтверждающих документов распечаток из мобильных приложений, ссылок для скачивания и SMS. То есть, если продавец в качестве подтверждающего документа предоставляет файл в таком формате, его можно скачивать, распечатывать и прилагать к авансовому отчету. Это не запрещено – более того, закреплено в Письме Минфина 21.04.2022 № 03-01-15/24307.
Аппарат с автоматическими расчетами — это когда можно вставить купюру, нажать кнопку и получить сдачу, а оборудование работает от розетки. Например, так продают кофе и шоколадки. А если для расчета нужно вставить монету и покрутить ручку, как при продаже бахил, это механические расчеты — для них кассы вообще не используют.
Поправки об онлайн-кассах вступили в силу
Нам неизвестны случаи, когда кого-то оштрафовали бы за то, что фирма не пробила чек на расход через подотчетное лицо. Но и официальных разъяснений на этот счет тоже нет. Хотя в частных ответах компаниям налоговая говорит, что чек при таких операциях пробивать действительно нужно.
Новые случаи, когда можно не выдавать чек: вендинг и перевозки
Пример такой ситуации — покупка по подарочной карте. Когда ее купили, то как бы внесли аванс. Продавец выбил чек. А когда кто-то придет забирать товар и предъявит к оплате эту карту, то чек покупателю можно не выбивать, даже если это другой человек.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила — контрольно-кассовая техника может не применяться. Так, например, на основании п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, и ИП, являющиеся налогоплательщиками применяющими патентную систему налогообложения при осуществлении видов предпринимательской деятельности, в отношении которых законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы налогообложения, и не подпадающие под действие п.п. 2 и 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами
Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бюджетном учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2022 N 157н, далее — Инструкция N 157н). Не допускается принятие к учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2022 N 402-ФЗ, далее — Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 7 Инструкции N 157н.
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, предоставленные подотчетными лицами, должны подтверждать:
— получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
— факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
По общему правилу, при проведении расчетов организации обязаны применять ККТ и выдавать кассовый чек (п.п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ, далее — Закон N 54-ФЗ).
Кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета с клиентом (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). В кассовом чеке отражаются сведения об этом расчете. Кассовый чек должен содержать реквизиты, установленные ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 02.05.2022 N 03-01-15/26812, от 10.04.2022 N 03-01-15/21286). В частности, в кассовом чеке обязательно указывается наименование товаров, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС, а также форма и сумма расчета.
В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила — контрольно-кассовая техника может не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями:
— в случае осуществления видов деятельности или оказания услуг, ограниченных п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ;
— в силу особенностей местонахождения в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
Кроме того, до 1 июля 2022 года, а в установленных случаях и до 1 июля 2022 года выдача товарного чека подотчетному лицу возможна тогда, когда он приобрел товары у лиц, применяющих специальные налоговые режимы в виде патентной системы налогообложения или ЕНВД при осуществлении определенных видов деятельности (части 7, 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ, письмо ФНС России от 12.09.2022 N ЕД-3-20/6095@).
Также отметим, что согласно ст. 493 ГК РФ, если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (смотрите письмо Минфина России от 16.08.2022 N 03-01-15/52653).
Таким образом, кассовый чек является одним из первичных документов, на основании которого подотчетное лицо может подтвердить факт оплаты товары, приобретенного по договору розничной купли-продажи, который автоматически считается заключенным в устной форме. Отсюда следует, что учреждение вправе принять к учету расходы подотчетного лица на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и предоставленного кассового чека, содержащего обязательные реквизиты.
Интернет-магазины стали привычным делом для многих граждан. Но покупки на иностранных интернет-площадках могут обернутся головной болью и для компании, и для самого подотчетника. Вот лишь часть подстерегающих неприятностей:
Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).
Ответы:
С появлением онлайн ККТ кассовый чек, как подтверждающий документ, для подотчета по-прежнему актуален (Письмо Минфина РФ от 20.08.2022 N 03-01-15/63722). Но требования к нему стали жестче. Чтобы проблем по онлайн-чекам не возникало, бухгалтеру следует проинструктировать сотрудников по ряду важных нюансов: