⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Что заполняется при смене подочетного лица в бюджетном учреждении». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:
Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.
Можно ли обойтись без приказа
Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.
- деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса; срок, на который выдаются денежные средства;
- форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2022 № 52н .
Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Окончательные расчеты
2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.
В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.
Как выдаются подотчетные средства
Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.
Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой догово Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частност о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
Документальное подтверждение расходов
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2022 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.
Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) — от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе
Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.
Инструкция №70н регламентирует порядок отражения операций не только в бюджетных учреждениях, но и в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов (органы казначейства), а также в органах, организующих исполнение бюджетов (финансовые органы). Объединение бухгалтерского учета исполнения бюджетов и бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях соответствует ст.240 Бюджетного кодекса РФ. Там записано, что «все доходы бюджета, источники финансирования дефицита бюджета, расходы бюджета, а также операции, осуществляемые в процессе исполнения бюджета, подлежат бюджетному учету, основывающемуся на едином Плане счетов».
Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении
2. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Введение
сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней.
— предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных. Для прочих подотчетных сумм допустимо ограничиться фразой: «В размере действительной потребности, но не более ___». Конкретный предельный размер можно определить исходя из категории работников и стоимости вероятных приобретений;
Лтерский учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счета 020225610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения».
Глава 24 Трудового Кодекса.
Приказ Минфина России от 01.12.2022 N 157н (ред. от 12.10.2022) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2022–2022 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2022–2022 год
Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.
Что такое авансовый отчет
- сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
- сведения о сумме текущего аванса;
- общую сумму полученных и израсходованных денег;
- сумму остатка либо перерасхода;
- информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.