Кадры С Нуля Пошаговая Инструкция 2022: последняя информация, видео советы, изменения

Содержание

договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
дополнительных соглашений к договору;
приказов о дисциплинарных взысканиях,
уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
ИС работодателя, если она позволяет:

подписывать и хранить электронные документы;
фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

сведения об используемых ИС;
порядок доступа к ИС работодателя;
перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

Кадровое делопроизводство с нуля

должностные инструкции;
Положение об оплате труда и премировании;
инструкция по кадровому делопроизводству;
Положение о коммерческой тайне;
Положение об аттестации;
коллективный договор;
Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
Положение о командировках;
личные дела сотрудников и т.д.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персональных данных;
график отпусков;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
табель учета рабочего времени.

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
Трудовые книжки.
Трудовые договоры.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
ФИО сотрудника;
должность, на которую принимается сотрудник;
срок, на который заключается соглашение;
тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
должностные обязанности.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2022.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

Если фирма новая, то директор — первое лицо, которое нужно принять. При этом важно узнать, не лишен ли он права занимать эту должность (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Такой информацией владеют налоговые органы, они ведут специальные реестры дисквалифицированных лиц, поэтому нужно сделать им письменный запрос.

Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
Личные карточки работников (форма Т-2).
Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Журнал регистрации приказов по личному составу.
Договоры с материально-ответственными лицами.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

В уже существующей компаниикадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу
по 8 шагам из этой статьи.
Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

ответственное лицо;
выбранная система;
дата начала работы в системе;
порядок доступа к системе;
сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
сроки для ответа и ознакомления с документами;
перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
порядок проведения инструктажа;
порядок взаимодействия с профсоюзом;
сроки хранения документов;
сроки передачи в архив.

Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:

КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал « Госуслуги » . Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.

с 22 ноября 2022 года организации по желанию могут перейти на КЭДО;
с 1 сентября 2022 года можно будет использовать платформу «Работа в России»;
с 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов ( ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2022 № 377-ФЗ );
до 31 декабря 2023 года государство планирует решить все переходные моменты и полностью реализовать систему ЭКДО на платформе «Работа в России» ( распоряжение Правительства от 06.11.2022 № 3144-р ).

Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2022 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.

10. Внесение сведений в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее (если работник выбрал ведение бумажной трудовая книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ) и, при необходимости, в книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (если требуется завести вкладыш в трудовую книжку).

В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника (если работодатель продолжает вести личные карточки), затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику. А трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) работник передает работодателю. Сведения о трудовой книжке вносятся в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые*;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персональных данных;
график отпусков;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
табель учета рабочего времени.

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2022.

Инструкции и документы по кадровому делопроизводству

Кадровые документы необходимы для учета труда и заработной платы. К их составлению работодатель должен отнестись со всей ответственностью, поскольку за нарушения в кадровом делопроизводстве положены крупные штрафы. Наши юристы подготовили для вас пошаговые инструкции для изучения кадрового делопроизводства с нуля. Ознакомьтесь с ними, чтобы не допускать ошибок и чувствовать себя уверенно во время проверок налоговой и трудовой инспекции.

составление штатного расписания;
проведение аттестации;
составление графика отпусков;
поручение дополнительной работы;
направление в командировку;
замена отпуска;
поощрение работника и мотивация;
привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
внесение изменений в трудовой договор;
прием на работу;
предоставление работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком;
назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Вне зависимости от правового статуса работодателя многие кадровые процедуры – обязательны. В нашем конструкторе документов вы найдете все необходимые кадровые процедуры. Среди самых распространенных: аттестация сотрудника, составление графика отпусков, разработка штатного расписания, оформление командировки и выплата премии.

Организация работы сотрудников компании осуществляется путем оформления локальных нормативных актов. У работодателя должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. С помощью пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству вы сможете составить все необходимые документы быстро и грамотно.

Ведение личных дел сотрудников в частных компаниях рекомендуется, но не обязательно. Обязанность вести личные дела работников распространяется на служащих государственных организаций. В личное дело можно вносить: копии документов при приеме на работу, копии пенсионного страхового свидетельства, свидетельства о браке, свидетельства о рождение детей, документов об образовании и т.п.

5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.

3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.

Специально созданные подразделения (отделы кадров);
Специально выделенные сотрудники (кадровики);
Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.

2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.

Кадровое делопроизводство 2022 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2022, с 01.07.2022 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Кадровое делопроизводство с нуля

В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам. Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина. В военном комиссариате заранее в мирное время закладываются в картотеку две повестки на нужного им гражданина: по домашнему и служебному адресам. Чтобы военный комиссариат знал, где разыскать гражданина в дневное, т.е. рабочее, время, предусмотрены обязанности организаций по ведению воинского учета граждан. Именно поэтому организации проводят сверки с военными комиссариатами, отправляют сообщения о принятых и уволенных гражданах и выполняют много других задач по воинскому учету.

К распорядительным документам проставляются их номера, например: «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения «Сбербанка России» по алфавиту фамилий на буквы «А»-«В» за 2005 год» или «Приказы № 1-130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл. 22 ТК РФ, а также в Положении об организации нормирования труда в народном хозяйстве (утверждено постановлением Госкомтруда и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6).

Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Возможно, в дальнейшем будут внесены соответствующие изменения в унифицированную форму Т-2, однако сегодня кадровики работают с формой, где фигурирует непрерывный стаж. В личных карточках имеет смысл зачеркнуть название стажа «непрерывный», чтобы гарантировать правильное заполнение документа. При этом следует проверить продолжительность страхового стажа у всех работников: у многих страховой стаж будет существенно больше, чем непрерывный, и, возможно, совпадет с продолжительностью общего стажа. Для подсчета страхового стажа необходимо, прежде всего, суммировать все периоды работы, указанные в трудовой книжке работника.

6 ключевых задач кадровика до конца 2022 года

В марте 2022 года Трудовой кодекс сильно изменится: именно тогда вступит в действие обновленный раздел Х по охране труда. В законе закрепят оценку профессиональных рисков, самообследование, учет микротравм, запретят работу в опасных условиях труда. И к этому надо готовиться уже сейчас. Но и без этого у работодателей много дел. Во-первых, к концу года надо закрыть немало важных проектов. Причем не только внутренних, но и обязательных, например, составить график отпусков. Во-вторых, в этом году принято много других поправок в ТК РФ, которые начнут действовать уже с января будущего года. А значит, на проверку документов и необходимые исправления осталось чуть больше месяца. Иначе – можно ждать штрафов от надзорных органов. На чем сейчас надо сосредоточить основное внимание работодателям?

График отпусков является неотъемлемой частью трудовых отношений. Периоды отпусков на год надо утвердить не позднее, чем за 2 недели до нового года, о чем напоминает ст. 123 ТК РФ. В этом году это необходимо сделать до 17 декабря включительно. Причем при составлении нужно учесть мнение профсоюза, если он есть. И это потребует времени.

Между тем, во многих компаниях графика отпусков нет, сотрудники отдыхают по согласованию с начальником: попросил, одобрили, ушел в отпуск. Это неправильно. Прежде всего, отсутствие графика – нарушение ТК РФ, из-за которого можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Часто не соблюдаются и дополнительные правила, например, оплатить отпускные за 3 дня до отдыха. А самое опасное: накапливаются «хвосты» – неотгулянные дни. Сотрудники не берут все дни, так как многим хватает январских и майских «каникул», а руководители – не против.

Сотруднику достаточно знать лишь номер больничного и сообщить его по телефону, E-mail или другим способом, чтобы компания приняла документ в оплату. Поэтому надо технически подготовиться к новому формату и сообщить сотрудникам об этом. «Базовым» инструментом будет портал единый портал госуслуг, на котором необходимо зарегистрироваться сотрудникам, если они этого еще не сделали. Информация о номере и дате открытия листа нетрудоспособности будет поступать туда, также ее можно получить и на сайте ФСС России, используя вход от портала госуслуг.

Поэтому до 17 декабря надо закрывать «хвосты». Законных вариантов несколько. Первый – отправить «должников» в отпуск. Если дней много, это проблематично, так как могут пострадать бизнес-процессы. Второй – расторгнуть с работником договор, компенсировать неотгулянные дни, а на следующий день взять его снова. На это не все готовы, так как могут потерять стаж, льготы. Еще один вариант – оформлять отпуск по выходным, если накопилось немного дней. Напомним, в ТК РФ отпуск считается в календарных днях, а выходные – тоже календарные. Хотя представители ГИТ и Минтруда России иногда говорят, что так нельзя (например, письмо Минтруда России от 7 декабря 2022 г. № 14-2/ООГ-9754), закон напрямую это не запрещает, и в нашей практике такие случаи есть.

Кадровый ЭДО в 2022 году: правила, инструкции, образцы документов

Закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен можно вести со всеми работниками, включая «дистанционщиков»: для этого достаточно заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).

«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.

оформить ЭЦП руководству и работникам;
выбрать систему КЭДО: если работодатель раньше не участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа в России» можно будет только с 1 сентября 2022 года. До этого момента для ведения КЭДО можно использовать свою информационную систему.

Вне зависимости от выбранной системы ведения КЭДО, обязанности по хранению документов лежат на работодателе (ч. 14 ст. 22.3 ТК), при этом сроки хранения ничем не отличаются от тех, что установлены для бумажной документации (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2022 № 236). К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях или документы, связанные с обработкой персональных данных, хранятся минимум 3 года.